1. Verantwortlicher

Janis Cronenberg, handelnd unter RentMatch

Blumenstraße 14

73728 Esslingen am Neckar

Deutschland

E-Mail: rentmatch.partner@gmail.com

Telefon: +49 175 8187580

2. Zweck und Funktionsweise von RentMatch

RentMatch unterstützt Vermieter, Makler und Hausverwaltungen dabei, Mietanfragen einem Objekt zuzuordnen, Bewerbungsangaben strukturiert darzustellen, Unterlagen zu verwalten, mit Bewerbern zu kommunizieren und eine manuelle Shortlist zu bilden.

3. Rollen bei der Datenverarbeitung

Für Benutzerkonten, die technische Bereitstellung, IT-Sicherheit, Support und eigene Kommunikation ist Janis Cronenberg Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Bei Bewerbungen auf ein konkretes Mietobjekt ist grundsätzlich der jeweilige Vermieter, Makler oder die jeweilige Hausverwaltung für die inhaltliche Durchführung des Bewerbungsverfahrens verantwortlich. RentMatch verarbeitet diese Bewerbungsdaten insoweit im Auftrag des jeweiligen Anbieters, soweit RentMatch keine eigenen Zwecke verfolgt.

4. Aufruf der Website und technische Protokolldaten

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer, Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Website, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb von RentMatch.

5. Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Registrierung werden insbesondere E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Benutzerrolle, Anmeldezeitpunkte, Kontostatus und technische Authentifizierungsdaten verarbeitet. Je nach Rolle können Name, Unternehmen, Ansprechpartner, Standort und weitere Profildaten hinzukommen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Durchführung des Benutzerkontos sowie zur Bereitstellung der gebuchten oder kostenlos getesteten Leistungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6. Anbieter-, Objekt- und Organisationsdaten

Anbieter können insbesondere Unternehmens- und Kontaktdaten, Objektdaten, Adressen, Mietkonditionen, Anforderungen, interne Bezeichnungen, Teamzuordnungen, Besichtigungstermine und Bearbeitungsnotizen hinterlegen.

Diese Daten werden zur Bereitstellung der RentMatch-Funktionen und zur Organisation des Vermietungsprozesses verarbeitet.

7. Bewerbungs- und Interessentendaten

Im Rahmen einer Bewerbung können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Haushaltsgröße, gewünschtes Einzugsdatum, Budget, Nachricht, Wohnort, Beschäftigungs- und Einkommensangaben sowie der Bezug zum jeweiligen Objekt verarbeitet werden. Welche Angaben erforderlich oder freiwillig sind, hängt vom jeweiligen Bewerbungsprozess ab.

Die Rechtsgrundlage für die inhaltliche Verarbeitung durch den jeweiligen Anbieter richtet sich nach dessen Bewerbungs- und Vermietungsprozess, insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

8. Hochgeladene Dokumente

Bewerber können freiwillig Dokumente wie Einkommensnachweise, Bonitätsunterlagen oder andere Nachweise hochladen. Dabei können auch Daten weiterer Personen enthalten sein. Es sollen nur Unterlagen hochgeladen werden, die für den konkreten Vermietungsprozess erforderlich oder sinnvoll sind.

Dokumente werden nicht öffentlich bereitgestellt. Der Zugriff ist technisch auf berechtigte Nutzer und den jeweiligen Objekt- beziehungsweise Bewerbungszusammenhang beschränkt. RentMatch trifft keine inhaltliche Garantie für Echtheit oder Vollständigkeit der Dokumente.

9. Kommunikation und E-Mails

RentMatch verarbeitet Nachrichten zwischen Anbietern und Bewerbern sowie technisch erforderliche E-Mails, beispielsweise zur Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Passwortzurücksetzung, Bewerbung, Statusänderung, Absage oder Systeminformation.

Für den Versand solcher Transaktionsmails wird insbesondere Resend eingesetzt. Bei einer Kontaktaufnahme über die angegebene Gmail-Adresse verarbeitet außerdem Google die übermittelten Kommunikationsdaten.

10. Eingesetzte Dienstleister

Netlify wird für Hosting, Auslieferung der Website und technische Protokollierung eingesetzt.

Supabase wird für Datenbank, Benutzerkonten und Authentifizierung, Dateispeicher, Zugriffssteuerung, serverseitige Funktionen und technische Protokolle eingesetzt. Das RentMatch-Projekt ist in der Region Central EU, Frankfurt, eingerichtet.

Resend wird für den Versand und die Zustellungsverarbeitung von Transaktionsmails eingesetzt.

Google beziehungsweise Gmail wird für die Bearbeitung von E-Mail-Anfragen verwendet. one.com wird für Domain- und DNS-Verwaltung eingesetzt.

Diese Unternehmen verarbeiten Daten nach den jeweils anwendbaren vertraglichen und datenschutzrechtlichen Vereinbarungen.

11. Drittlandübermittlungen

Einzelne Dienstleister oder deren Unterauftragnehmer können ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben, insbesondere in den USA. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, einer gültigen Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, von Standardvertragsklauseln oder einer anderen zulässigen Garantie nach Art. 44 ff. DSGVO.

12. Technisch erforderliche Speicherung im Browser

RentMatch verwendet technisch erforderliche Browser- beziehungsweise Sitzungsspeicherungen, damit Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und grundlegende Funktionen bereitgestellt werden können. Diese Verarbeitung ist für die Nutzung des Dienstes erforderlich.

Derzeit werden keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Trackingdienste eingesetzt. Sollte sich dies ändern, wird diese Datenschutzerklärung vor der Aktivierung angepasst und, soweit erforderlich, eine Einwilligung eingeholt.

13. Zahlungsabwicklung

Derzeit ist keine produktive Zahlungsabwicklung und kein produktiver Zahlungsdienstleister eingebunden. Die kostenlose Testphase kann ohne Hinterlegung einer Zahlungsmethode genutzt werden. Vor Einführung einer Zahlungsabwicklung wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.

14. Speicherdauer

Benutzerkonten und Vertragsdaten werden grundsätzlich für die Dauer des Nutzungsverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung oder Löschungsanfrage werden Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsinteressen oder Ansprüche entgegenstehen.

Bewerbungsdaten und Dokumente werden so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Bewerbungs- oder Vermietungsprozess erforderlich ist. Der für das konkrete Objekt verantwortliche Anbieter bestimmt grundsätzlich die inhaltliche Aufbewahrungs- und Löschfrist.

Technische Protokolle werden nur so lange gespeichert, wie sie für Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr erforderlich sind. Daten in Sicherungskopien können bis zur turnusmäßigen Überschreibung vorübergehend fortbestehen.

15. Keine automatisierte Vermietungsentscheidung

RentMatch trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung darüber, wer eine Wohnung erhält oder abgelehnt wird. Eine Shortlist oder sonstige Auswahl wird vom jeweiligen Anbieter bewusst und eigenverantwortlich vorgenommen. Es findet keine Entscheidung nach Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung allein durch RentMatch statt.

16. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen zu technischen Konto- und Plattformdaten können an rentmatch.partner@gmail.com gerichtet werden. Bei Fragen zur Auswahlentscheidung oder zur inhaltlichen Verarbeitung einer konkreten Bewerbung ist zusätzlich der jeweilige Vermieter, Makler oder die jeweilige Hausverwaltung zu kontaktieren.

17. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Sitz von RentMatch ist insbesondere zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Heilbronner Straße 35

70191 Stuttgart

E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

18. Sicherheit

RentMatch setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffsrechte, Datenbank-Zugriffsrichtlinien und die Trennung öffentlicher von geschützten Daten.

19. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.